Logiciel de caisse : ce que vous devez savoir sur l’obligation de certification en 2026

L’article 286 I 3° bis du Code général des impôts impose l’usage d’un logiciel de caisse sécurisé, certifié, inaltérable, sécurisé, conservant et archivant les données de transaction.

L’obligation ne dépend pas de votre statut ou secteur d’activité. Elle s’applique dès lors qu’un professionnel assujetti à la TVA encaisse des paiements via un logiciel ou système de caisse. Même un commerce sans boutique physique est concerné s’il utilise un outil d’enregistrement.

Sont concernés :

• les commerçants et prestataires B2C ;
• les TPE et PME avec encaissement direct ;
• les e-commerçants utilisant un logiciel de caisse ;
• les micro-entreprises dépassant les seuils de franchise en base ;
• les professionnels libéraux dotés d’un système d’enregistrement.

Si vous êtes assujetti à la TVA et utilisez un logiciel pour enregistrer les paiements, vous êtes soumis à l’obligation de certification.

Le simple fait de facturer manuellement ou d’encaisser par virement ne dispense pas forcément de cette obligation.

Les logiciels de gestion intégrant une fonction de caisse (y compris Excel ou ERP maison) sont également concernés, s’ils enregistrent les flux clients.

Jusqu’à présent, les éditeurs pouvaient délivrer une attestation individuelle de conformité. Cette possibilité est supprimée par la loi de finances 2025.

Dès le 1er septembre 2026, seul un certificat délivré par un organisme accrédité (Infocert ou LNE) sera reconnu.

Les entreprises devront être en mesure de présenter ce certificat à l’administration fiscale à tout moment. À défaut, le logiciel est considéré comme non conforme.

Deux organismes sont officiellement habilités à délivrer un certificat conforme :

• Infocert (pour la norme NF525) ;
• Le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais).

Tout autre document, auto-déclaration ou mention sur le site de l’éditeur ne suffit plus. Le certificat doit être daté, traçable et lié à une version précise du logiciel.

En cas d’utilisation d’un logiciel de caisse non certifié à compter du 1er septembre 2026, l’entreprise s’expose à une amende de 7 500 € par logiciel ou système.

Cette sanction est renouvelable tous les 60 jours si la mise en conformité n’est pas effectuée dans le délai imparti.

Cette pénalité s’applique par point de vente et par dispositif utilisé, y compris en cas de logiciel développé en interne.

Au-delà de l’amende, un logiciel non conforme peut être considéré comme un indice de fraude à la TVA.

Cela peut entraîner :

• un contrôle fiscal élargi,
• un redressement sur les périodes passées,
• des majorations et intérêts de retard,
• voire des sanctions pénales en cas de dissimulation.

Avant toute chose, demandez le certificat de conformité délivré par un organisme accrédité à l’éditeur du logiciel.

Ce justificatif doit obligatoirement inclure :

• le nom de la société éditrice,
• la désignation exacte du produit ou système de caisse sécurisé,
• la version logicielle utilisée,
• la date de délivrance,
• l’identité de l’organisme certificateur (Infocert, LNE dans certains cas).

Ce certificat est une preuve technique, conforme à l’exigence posée par l’article 286 du CGI.

Il doit couvrir toutes les fonctionnalités de caisse utilisées : gestion des tickets, conservation des données, archivage automatique, inaltérabilité des écritures.

En cas d’absence ou de doute sur le périmètre couvert, le logiciel est considéré comme non conforme. Une attestation individuelle fournie par l’éditeur ne suffit plus depuis la nouvelle obligation applicable au 1er septembre 2026.

Les organismes accrédités publient régulièrement la liste des logiciels certifiés :

• Liste Infocert – logiciels NF525

• Liste LNE – logiciels certifiés

Ces listes précisent le périmètre de certification, la durée de validité, et les versions couvertes.

Un logiciel non référencé, ou dont la version n’apparaît pas, n’est pas conforme.

Le délai pour se mettre en conformité avec la nouvelle obligation expire le 1er septembre 2026.

Pour respecter cette échéance, chaque entreprise concernée doit :

1. Identifier tous les dispositifs d’encaissement utilisés (logiciel de caisse, système intégré, caisse enregistreuse, etc.) ;
2. Vérifier que chaque outil dispose d’un certificat valide délivré par un organisme accrédité ;
3. Planifier la migration vers une solution certifiée si nécessaire ;
4. Archiver les justificatifs techniques fournis (certificat, version, périmètre, etc.) ;
5. Former les utilisateurs internes à l’application de la mesure (règles d’inaltérabilité, conservation, gestion des opérations, etc.).

Cette mise à jour du système de caisse sécurisé doit être réalisée au plus tard en août 2026, pour anticiper toute difficulté technique ou opérationnelle.

Un logiciel conforme doit répondre aux exigences suivantes :

• garantir l’inaltérabilité des écritures de vente,
• assurer la sécurisation des données,
• permettre la conservation et l’archivage des données pendant 6 ans,
• produire des justificatifs vérifiables lors d’un contrôle fiscal.

Avant de choisir une nouvelle solution, il est recommandé de :

• réaliser un audit interne de votre chaîne d’encaissement (logiciel, caisse enregistreuse, gestion du stock, modules de ticketing, etc.) ;
• vérifier les conditions d’application de la certification ;
• anticiper les besoins spécifiques liés à votre secteur, votre volume de transactions ou votre logiciel de comptabilité existant.

Il existe deux grandes familles de logiciels de caisse :

• Logiciels propriétaires : développés par un éditeur, ils sont généralement certifiés NF525 ou LNE, avec des mises à jour régulières, une gestion centralisée des fonctionnalités (ticket, encaissement, archivage, etc.) et un support utilisateur intégré.
• Logiciels libres ou développés en interne : ils ne sont pas certifiés par défaut. Même s’ils permettent de gérer les opérations de caisse, ils ne répondent pas nécessairement aux exigences d’inaltérabilité et de conservation des données. Pour être conformes, ils doivent faire l’objet d’une certification individuelle délivrée par un organisme accrédité.

Un logiciel non certifié, même s’il est techniquement fiable, ne peut plus être utilisé légalement à compter du 1er septembre 2026.

Plusieurs types de systèmes de caisse existent sur le marché :

• Applications POS (Point of Sale) : souvent utilisées dans le commerce de détail ou la restauration, elles intègrent la gestion des paiements, des tickets, du stock et parfois des données clients.
• Solutions tout-en-un : elles combinent caisse, comptabilité, facturation et gestion commerciale. Attention, toutes ne sont pas certifiées — seule la fonctionnalité de caisse doit être couverte par un certificat valide.
• Modules intégrés à un logiciel de comptabilité : certains outils incluent un système de caisse enregistreuse. Si ce module permet l’enregistrement des paiements, il est soumis à l’obligation de certification, même s’il fait partie d’un logiciel plus large.

De nombreux clients, en particulier les TPE, PME et micro-entreprises, utilisent encore des logiciels non certifiés ou ignorent l’entrée en vigueur de cette nouvelle obligation.

Le rôle des cabinets est donc d’alerter, d’auditer et d’accompagner ces entreprises dans la mise en conformité avant la date d’entrée en vigueur du 1er septembre 2026.

Une non conformité client peut impacter le cabinet lors d’un contrôle fiscal global ou d’une mission contractuelle mal cadrée.

La réforme impose une évolution des pratiques : la conformité des systèmes de caisse doit désormais faire partie intégrante des missions de révision et de conseil.

Cela implique :

• de vérifier les certificats fournis par les clients,
• d’intégrer un contrôle du respect des exigences d’inaltérabilité, conservation, sécurisation dans les procédures,
• de tracer les échanges et les justificatifs collectés pour sécuriser les dossiers de travail.

Le lien entre logiciel de caisse certifié et déclaration de TVA fiabilisée est direct :

• une donnée mal enregistrée en caisse fausse la base de TVA collectée,
• un logiciel non certifié remet en cause la traçabilité des opérations.

Le cabinet peut proposer un contrôle global :

• vérification du système de caisse utilisé,
• contrôle des bases de TVA (HT, TTC, taux),
• alignement comptabilité et fiscalité grâce à un outil comme Nautiles.

Le compte à rebours est lancé : à partir du 1er septembre 2026, tout professionnel assujetti à la TVA utilisant un logiciel ou un système de caisse devra être équipé d’un outil certifié.

Attendre la dernière minute, c’est risquer l’amende, un redressement, ou une mise en cause lors d’un contrôle.

Dès maintenant, vous pouvez :

• vérifier la conformité de vos outils actuels,
• planifier la transition vers un logiciel certifié,
• former vos équipes aux nouvelles règles,
• intégrer la vérification dans vos process internes.