Comment déclarer la TVA en ligne : le mode d’emploi pratique pour 2025

Déclarer sa TVA en ligne est une démarche incontournable pour toute société redevable de la taxe sur la valeur ajoutée. Voici les principales étapes pour effectuer une déclaration correcte et éviter les erreurs.

La télédéclaration s’effectue uniquement en ligne via le site officiel impots.gouv.fr. L’entreprise doit disposer d’un compte professionnel actif. Une fois connecté, sélectionnez la rubrique “Déclarer la TVA” pour accéder au dépôt des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles, selon votre régime fiscal.

Le formulaire varie en fonction du régime de TVA et du montant annuel de taxe :

• Formulaire CA3 (3310-CA3) : régime réel normal, avec obligation de déclaration mensuelle (ou trimestrielle si la TVA due est inférieure à 4 000 € par an).

• Formulaire CA12 (3517-SSD) : régime réel simplifié, avec déclaration annuelle et acomptes semestriels en juillet et décembre, calculés sur l’année précédente.

Pour identifier votre régime applicable (franchise de TVA, simplifié ou normal de TVA), référez-vous à votre activité économique et au code général des impôts.

Le formulaire demande d’indiquer :

• le chiffre d’affaires HT réalisé au cours de la période,
• la TVA collectée sur les ventes et prestations facturées aux clients,
• la TVA déductible sur les achats, importations et frais professionnels.

Le calcul de la TVA nette se fait automatiquement : si le solde est positif, vous devrez payer la TVA ; si vous disposez d’un crédit de TVA, vous pouvez demander un remboursement ou le reporter sur la déclaration suivante.

Avant validation, vérifiez la cohérence des données :

• base de TVA,
• taux appliqués (normal, réduit, super-réduit),
• montants HT,
• TVA brute
• et TVA nette

Une fois la déclaration effectuée, elle doit être transmise en ligne. Le paiement de la TVA due se fait par télépaiement : le prélèvement est réalisé automatiquement sur le compte bancaire professionnel le 2e jour ouvré suivant la date limite.

Avant de remplir votre formulaire CA3 ou CA12, assurez-vous d’avoir réuni l’ensemble des documents comptables : factures de ventes, factures fournisseurs, journaux de TVA, fichier des écritures comptables (FEC). Ces pièces permettent de calculer correctement la TVA collectée et la TVA déductible au titre de la période.

Nous vous recommandons de vérifier la conformité de votre Fichier des Écritures Comptables (FEC) grâce à l’outil officiel mis à disposition.

Pour une liste complète des justificatifs à conserver, consultez notre ressource sur la déclaration de TVA.

Il est essentiel de comparer les montants HT, la TVA brute, les acomptes déjà versés et le solde de TVA à payer. Une discordance entre les chiffres peut entraîner un rejet de la déclaration ou un contrôle de l’administration fiscale. Pensez aussi à vérifier les taux appliqués (taux normal, réduit ou super-réduit selon la nature des prestations ou livraisons).

Chaque entreprise redevable de la TVA doit respecter des dates limites de dépôt strictes :

• Régime réel normal : déclaration mensuelle (ou trimestrielle si le montant annuel de TVA due est inférieur à 4 000 €).
• Régime simplifié : déclaration annuelle en mai (année civile précédente), avec versement d’acomptes en juillet et décembre.
• Franchise en base : aucune déclaration, sauf si le seuil de chiffre d’affaires est dépassé en cours d’année.

Retrouvez le calendrier complet des échéances TVA dans notre guide ressource sur la déclaration de TVA.

Même les sociétés les plus organisées peuvent commettre des erreurs dans leur déclaration de TVA. Ces imprécisions entraînent souvent un redressement, un paiement supplémentaire ou un contrôle fiscal. Connaître les pièges les plus fréquents permet de les éviter et de sécuriser vos obligations.

La première erreur concerne les taux. Facturer la TVA au taux normal de 20 % alors qu’une prestation ou une fourniture bénéficie d’un taux réduit de 10 % ou 5,5 % est une faute courante. Cela fausse immédiatement le calcul de la TVA due au titre de l’exercice. De même, une marchandise livrée dans un autre État membre de l’Union européenne peut être soumise à des règles différentes, ce qui modifie la base de TVA.

Pour les entreprises assujetties, il est essentiel de vérifier la nature des opérations avant de remplir le formulaire CA3 ou CA12.

Vérifiez les taux de TVA en vigueur pour appliquer correctement le taux normal ou réduit.

Un avoir client non déduit, une facture fournisseur manquante ou une régularisation de TVA intracommunautaire non déclarée peut créer un écart significatif. Ces oublis surviennent souvent lorsque la comptabilité est réalisée manuellement ou gérée avec un simple tableur Excel.

Dans le cadre d’un régime réel normal, chaque opération doit être rigoureusement enregistrée pour garantir que la TVA collectée et la TVA déductible correspondent à la réalité des ventes et achats effectués. Le recours à un expert-comptable ou à un logiciel spécialisé permet de sécuriser la procédure et de limiter les risques d’erreurs.

Pour une analyse détaillée des cas d’erreurs et leurs conséquences, nous publierons bientôt un guide dédié : “Erreurs de TVA à éviter”.

Le non-respect des échéances est l’une des principales causes de sanctions. Pour rappel :

• En régime réel normal, la déclaration mensuelle doit être déposée au plus tard le 2e jour ouvré suivant la fin de la période concernée (formulaire CA3).
• En régime simplifié de TVA, les acomptes doivent être versés en juillet et décembre. La déclaration annuelle (formulaire 3517-SSD ou CA12) doit ensuite être déposée :

• Les entreprises bénéficiant du régime de la franchise en base ne déclarent pas la TVA tant qu’elles restent en dessous du seuil de chiffre d’affaires, mais elles doivent surveiller tout dépassement en cours d’exercice.

Un dépôt tardif entraîne automatiquement une majoration comprise entre 10 % et 40 % ainsi que des intérêts de retard calculés sur le montant de la TVA due. Dans certains cas, l’administration fiscale peut engager un contrôle, notamment lorsque plusieurs retards sont constatés dans les comptes d’un même exercice.

Pour en savoir plus sur les conséquences d’un retard de déclaration, consultez notre guide ressource sur la déclaration de TVA.

Déclarer la TVA manuellement ou à l’aide de simples fichiers Excel comporte toujours un risque d’erreur. Entre les montants HT à ventiler, la TVA collectée à reverser, la TVA déductible à récupérer et les acomptes déjà versés, la complexité augmente dès que le chiffre d’affaires grandit. Pour les sociétés redevables de la TVA, l’automatisation devient un levier incontournable de fiabilité.

Beaucoup d’établissements et d’entrepreneurs en France continuent de préparer leurs déclarations à l’aide de fichiers Excel. Ce mode de fonctionnement présente plusieurs risques :

• erreurs de ventilation par taux (normal, réduit, super-réduit),
• régularisations de TVA intracommunautaire oubliées,
• absence de suivi en cas de dépassement du plafond de franchise.

Ces anomalies peuvent coûter cher, car elles entraînent non seulement un paiement supplémentaire mais aussi une perte de temps à régulariser.

Nautiles ne se contente pas d’une simple saisie automatisée : le logiciel intègre un véritable contrôle intelligent, comparable à celui qu’un expert-comptable réaliserait manuellement. Chaque déclaration est passée au crible grâce à un double niveau de vérification :

• la cohérence entre chiffre d’affaires HT et TVA collectée,
• la correspondance entre TVA brute, TVA déductible et solde de TVA à payer,
• la séquentialité stricte des factures et des bases de TVA déclarées,
• l’application des règles selon le régime d’imposition (réel normal, simplifié ou franchise en base).

Ces contrôles intégrés, équivalents à un audit d’expert, permettent de détecter immédiatement les anomalies invisibles et d’éviter qu’elles ne soient relevées a posteriori par l’administration fiscale.

Résultat : une déclaration fiabilisée, un risque de redressement réduit, et un vrai gain de temps pour les entreprises et cabinets comptables.

Une PME soumise au régime normal de TVA peut passer plusieurs heures chaque mois à contrôler ses écritures comptables et à remplir le formulaire CA3. Chaque ligne doit être vérifiée manuellement : chiffre d’affaires HT, TVA collectée sur les ventes, TVA déductible sur les achats… une procédure chronophage et source d’erreurs.

Avec Nautiles, ce travail est automatisé et fiabilisé. Le logiciel applique un double contrôle intelligent, équivalent à l’examen qu’un expert-comptable réaliserait :

• il compare automatiquement les écritures avec les montants de TVA déclarés,
• il signale toute anomalie (facture oubliée, incohérence de taux, solde de TVA incohérent),
• il bloque la validation si des erreurs critiques subsistent.

Résultat : moins d’erreurs, un dépôt effectué dans les délais légaux, et une sécurité renforcée face à l’administration fiscale. L’entreprise gagne non seulement du temps, mais elle bénéficie aussi d’un filet de sécurité expert intégré dans son processus de déclaration.

La déclaration de TVA reste une étape incontournable pour toute entreprise assujettie à la TVA. En suivant les bonnes pratiques et en évitant les erreurs fréquentes, vous pouvez réduire les risques de redressement et fiabiliser vos obligations fiscales.

Mais pour transformer cette démarche en simple formalité, l’usage d’un outil spécialisé fait toute la différence. Nautiles vous aide à sécuriser vos bases de TVA, à détecter les incohérences et à gagner du temps dans votre gestion comptable.