Déclaration de TVA : le guide complet pour éviter les erreurs en 2025

La déclaration de TVA permet de transmettre à l’administration fiscale le montant de la taxe sur la valeur ajoutée collectée sur les ventes, diminuée de la TVA déductible sur les achats. Elle est obligatoire pour toute entreprise soumise à la TVA, dès lors qu’elle dépasse les **seuils de la franchise en base** ou qu’elle opte volontairement pour un régime d’imposition à la TVA.

Les entreprises en franchise de TVA sont exonérées de déclaration, mais elles ne peuvent pas récupérer la TVA payée sur leurs achats professionnels. Dès que le chiffre d'affaires dépasse les seuils (91 900 € pour les ventes, 36 800 € pour les prestations en 2025), l’entreprise est redevable de la TVA et doit effectuer une déclaration de manière dématérialisée via son espace professionnel.

Le régime réel normal impose par défaut une déclaration mensuelle via le formulaire CA3. Des entreprises de taille modeste relevant du réel normal peuvent, sous conditions, opter pour une périodicité trimestrielle. Il concerne les entreprises au chiffre d’affaires élevé ou ayant opté pour ce régime.

Le régime réel simplifié autorise une déclaration annuelle (formulaire CA12), avec deux acomptes à verser en juillet et décembre. Il s’applique aux entreprises dont le chiffre d’affaires reste sous certains seuils.

La franchise en base permet de ne pas facturer ni déclarer la TVA, tant que les seuils ne sont pas dépassés.

Chaque régime implique un calendrier spécifique. En réel normal, la déclaration est exigée le mois suivant la période concernée, au plus tard le 2e jour ouvré. En régime simplifié, la déclaration annuelle est attendue en mai, sauf exercice décalé.

Avant de déclarer, l’entreprise doit rassembler plusieurs éléments comptables. Les plus importants sont :

• Le fichier FEC (fichier des écritures comptables)

• Les journaux de ventes et d’achats

• Les factures clients et fournisseurs

• Le solde des comptes de TVA collectée et déductible

• Les écritures de régularisation si besoin

Ces documents permettent de reconstituer la base de calcul de la TVA due et de vérifier la cohérence des montants déclarés.

L’entreprise est soumise à l’obligation de déclarer la TVA due au titre de ses opérations. Le calcul repose sur les opérations effectuées au cours de l’année civile ou du trimestre :

• TVA collectée : taxe facturée sur les prestations, ventes de marchandises ou travaux

• TVA déductible : taxe payée sur les achats, fournitures, charges ou immobilisations

La formule est simple : TVA due = TVA collectée – TVA déductible.

Si la TVA déductible est supérieure, l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA à reporter ou demander en remboursement.

Chaque erreur sur ces montants peut générer une pénalité, un dépôt rectificatif ou un redressement. Un contrôle automatique avec Nautiles permet de sécuriser ces étapes sans devoir tout refaire à la main.

En France, le code général des impôts prévoit plusieurs taux de TVA selon la nature de la consommation ou du service fourni :

Ce taux doit être appliqué en fonction de l’activité exercée, du lieu de consommation (sur place ou à emporter), et de la nature juridique du client (particulier ou professionnel). Une erreur d’application de la TVA peut compromettre toute la déclaration et entraîner une mise en cause de l’entreprise.

Toute entreprise soumise à la TVA doit effectuer sa déclaration par voie dématérialisée. Pour cela, il faut :

• Créer un compte professionnel sur le site impots.gouv.fr

• Accéder à la rubrique Mes Services > Déclarer la TVA

• Choisir l’établissement concerné par la déclaration

Ce service en ligne est obligatoire pour tout redevable de la TVA, quelle que soit son activité. Il permet également de suivre les déclarations précédentes, consulter les dépôts effectués et obtenir des justificatifs en cas de contrôle fiscal.

Le choix du formulaire dépend du régime d’imposition :

• Formulaire CA3 (n°3310) : pour les déclarations mensuelles ou trimestrielles (régime réel normal)

• Formulaire CA12 : pour la déclaration annuelle (régime réel simplifié)

• Annexes éventuelles : CA3A, CA3B, selon les cas particuliers (livraisons UE, autoliquidation)

Chaque formulaire doit indiquer :

• Le chiffre d’affaires HT réalisé au cours de la période

• La TVA collectée sur les ventes ou prestations

• La TVA déductible sur les achats et investissements

• Le montant de la TVA à payer ou à rembourser

Ces données doivent correspondre à la comptabilité de l’entreprise, et être ventilées selon les taux applicables.

Le respect du calendrier fiscal est fondamental. Voici les principales échéances :

Si la date tombe un samedi, dimanche ou jour férié, l’échéance est reportée au jour ouvré suivant.

Le paiement de la TVA s’effectue immédiatement après la transmission de la déclaration. Il peut se faire :

• Par prélèvement SEPA via le site impots.gouv.fr

• Par virement bancaire (pour certains prestataires non établis en France)

Le montant à verser correspond à la TVA due au titre de la période. Si l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA, elle peut en demander le remboursement sous conditions, ou le reporter sur la période suivante.

L’une des erreurs les plus fréquentes dans une déclaration de TVA concerne les incohérences entre le chiffre d’affaires hors taxe et la TVA collectée. Ces écarts peuvent résulter :

• D’un taux de TVA mal appliqué
• D’un oubli de facture ou d’avoir
• D’un arrondi incorrect ou d’un calcul erroné

Un contrôle manuel ligne par ligne prend du temps et reste source d’oubli. Avec un outil spécialisé comme Nautiles, la base HT est automatiquement recalculée, et comparée à la TVA déclarée. Tout écart détecté déclenche une alerte, avant dépôt.

Le code général des impôts exige une numérotation continue et sans rupture des factures. Un numéro manquant, un doublon ou une rupture de séquence peut être interprété comme une tentative d’omission de vente — et donc motiver un redressement fiscal.

Ce risque est d’autant plus élevé dans les petites structures ou chez les micro-entrepreneurs, où la numérotation est souvent gérée manuellement ou sans outil de contrôle adapté.

Déclarer ou payer la TVA hors délai expose à des sanctions immédiates :

• Majorations : 10 % à 40 % selon le manquement
• Intérêts de retard : 0,20 % par mois
• Droit de reprise de l’administration : jusqu’à 3 ans
• Blocage des remboursements de TVA le cas échéant

Ces pénalités s’appliquent à chaque période concernée. Les oublis répétés signalent un manque de fiabilité dans la gestion de la TVA, et fragilisent la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis des services fiscaux.

En cas de contrôle, l’entreprise doit fournir l’ensemble des pièces justificatives utilisées pour établir la déclaration :

• Journaux comptables (ventes, achats, banque)
• FEC, factures, bons de livraison
• Déclarations antérieures, annexes, accusés de dépôt

Ces documents doivent être accessibles pendant 6 ans et disponibles sur simple demande de l’administration fiscale. Un outil comme Nautiles permet de générer un rapport PDF normé, à archiver automatiquement à chaque dépôt. Cela simplifie la justification et rassure le dirigeant ou le cabinet sur la qualité du travail réalisé.

Même avec des logiciels, la majorité des erreurs de TVA viennent de données mal préparées, d’un manque de supervision, ou d’une délégation mal encadrée.

Un bon contrôle interne permet de :

• Identifier les anomalies en amont
• Fiabiliser les écritures comptables
• Structurer la responsabilité de chacun

• Formaliser une checklist TVA interne par dossier
• Instaurer un double regard : collaborateur + valideur
• Conserver un historique des vérifications effectuées
• Planifier un point de revue mensuel ou trimestriel

Les logiciels comptables classiques se concentrent sur la saisie, pas sur le contrôle intelligent de la déclaration de TVA. Résultat : les erreurs passent inaperçues, surtout dans les périodes de rush.

Ils ne vérifient ni la cohérence HT/TVA, ni la séquentialité des factures, ni les seuils d’écarts personnalisés. Dans un cabinet ou une PME, cela signifie un risque fiscal non maîtrisé.

Nautiles comble ce vide. Il ne remplace pas votre comptabilité, il la sécurise, en automatisant les vérifications critiques avant toute validation.

Nautiles applique automatiquement deux niveaux de vérification sur vos bases de TVA :

• Contrôle par variation des comptes clients
• Contrôle par chiffre d’affaires HT déclaré

Ces deux approches sont souvent réalisées à la main en cabinet, mais cela mobilise du temps, expose à l’erreur et dépend fortement de la rigueur de chaque collaborateur.

Avec Nautiles, ces vérifications sont intégrées, standardisées et documentées, ce qui permet de fiabiliser la déclaration dès la première analyse — sans surcharge de travail.

Contrairement aux autres outils, Nautiles bloque la génération du rapport si des écarts ou ruptures non justifiées sont détectés. Aucun risque de soumettre une déclaration non conforme.

Chaque utilisateur peut :

• Filtrer les écritures concernées
• Ajouter des justificatifs internes
• Ignorer manuellement certaines lignes si besoin

C’est un système normatif, utile pour les cabinets qui veulent harmoniser les contrôles et pour les sociétés qui doivent fiabiliser la TVA en interne.

Chaque analyse génère un rapport PDF détaillé, prêt à être archivé ou transmis à l’administration. Ce document reprend :

• Les écarts identifiés

• Les zones corrigées

• Les explications éventuelles

• Le détail par taux de TVA appliqué

Il devient une preuve structurée en cas de contrôle fiscal, et facilite les échanges avec le service comptable ou l’expert-comptable.

Dans un cabinet d’expertise, Nautiles permet au responsable de mission de :

• Visualiser l’état d’avancement des déclarations
• Suivre les anomalies résolues ou non
• Contrôler la qualité sans microgérer chaque collaborateur

Cela structure les process internes et limite la dépendance aux fichiers Excel. Un vrai atout pour fiabiliser les déclarations clients, sans surcharge ni perte de temps.

En cas de contrôle de la TVA, l’administration peut demander à consulter :

• Le fichier FEC complet
• Les journaux d’achats, ventes, banques
• Toutes les factures émises et reçues
• Les justificatifs de régularisation
• Le détail des déclarations précédentes

Ces pièces doivent être archivées pendant 6 ans minimum, dans un format lisible et accessible.

• Aucune donnée manquante ou non justifiée
• Écarts identifiés et annotés
• Audit trail clair et documenté
• Prêt à remettre à l'administration fiscale en cas de contrôle (DGFiP)